毎朝Gmailの受信トレイを空っぽにするためにやっていること

Gmailの受信トレイが空っぽじゃないと、なんだが不安になって仕事に手がつかなくなる @kadoppe です、こんばんは。

未読件数を「0」にするだけではだめ。空っぽにしないと気がすまないのです。

今日は、Gmailの受信トレイを毎朝空っぽにするために僕がやっていることを紹介したいと思います。(何番煎じかわからないけどね)

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0. 下準備

これから自分もやってみようという方は、まず以下の作業を行いましょう。

  1. すべての未読メールを一括で「既読」にする
  2. 受信トレイの中にあるすべてのメールを一括で「アーカイブ」する

ね、簡単でしょ?これであなたの受信トレイは空っぽになりました。スッキリ!

まずは最初は思い切りが肝心。アーカイブしたメールは「すべてのメール」で全部確認できるし、検索結果にもヒットするので怖がることはありません。

要返信なメールがある場合も、本当に返信が必要なら催促メールが届くと思いますし、まあ大丈夫でしょう。

最初は思い切りが肝心なのです。

1. それでもメールは届き続ける

受信トレイが空っぽになって喜ぶのもつかの間。すぐに何通ものメールが受信トレイに届き続け、あっという間にメールは溜まっていきます。

その都度「下準備」で行った作業をするのもいいですが、もうちょっと上手にメールと付き合いたいところ。信用も無くしかねないですしね。

そのために、僕はメールの種類ごとにいろいろな処理をしています。それぞれ紹介していきますね。

2. 2分以内で返信できるメールはすぐ返す

届いたメールの内容をぱっと見て、大体2分以内に返信できそうなメールはすぐ返信します。

返信したらすぐに「アーカイブ」

これで、受信トレイからそのメールはいなくなります。

3. 返信に2分以上かかるメールには「要返信」ラベルをつける

返信内容をしっかり考える必要があったり、長文を書かなければいけないようなメールが届いた場合は、すぐに返信せずに「要返信」ラベルをつけます。

ラベルをつけたらすぐに「アーカイブ」

これで、受信トレイからそのメールはいなくなります。

あとで、まとまった時間があるときに「要返信」ラベルがついたメールに対して一気に返信を書いていきます。同じような作業は一箇所にまとめたほうが効率が良いと思うのです。

4. Webサービスやアプリから届いたメール

SNSからの通知メールだったりニュースメールが毎日大量に届きます。そういったメールは今すぐに読まなくていいことがほとんどです。緊急性がない感じ。

そういったメールには、サービスごとに以下の処理を行うフィルターを作成します。

  • 「Service:<サービス名>」と言った名前のラベルを付ける(例:Service:Twitter)
  • 受信トレイを「スキップ」する

フィルターをつくったらすぐに「アーカイブ」

これで、受信トレイからそのメールはいなくなりますし、そのサービスからのメールは二度と受信トレイには届かなくなります。

でもご安心を。メールは未読のまま各ラベルに振り分けられているので、ちょっと時間があるときや、気分転換したいときにまとめて読めばOKです。

なお、そもそも今後読むことがないだろうメールについては、各サービスの設定画面にアクセスし、メールがもう送られてこないように設定を変更しています。

5. 情報収集のためのメーリングリストから届いたメール

基本的には「4. Webサービスやアプリから届いたメール」と同じ処理をしています。

メーリングリストだったら「ML:<メーリングリスト名」」のようなラベルをつけるように、フィルターを作りまくるイメージです。

6. 配信解除できないけど受信しておく必要があるメール

サービスや各種メディアからのメールで、絶対に読むことはないけど配信設定を変更できないものがたまにあります。

そういったメールに関しては、配信元ごとに以下の処理をおこなうフィルターを作成します。

  • 届いた瞬間に「既読」にする
  • 受信トレイを「スキップ」する

フィルターをつくったらすぐに「アーカイブ」

これで、そのメールは受信トレイからいなくなりますし、二度と受信トレイに届くこともなくなります。

既読の状態で「すべてのメール」に格納されるので、未読件数がたまりにくくなり、読まなくて良いメールを既読にする作業もしなくてよくなります。

まとめ

以上のことを、例えば毎朝、受信トレイに届いたメールすべてに対して行うことで、受信トレイに届くメールはどんどん少なくなります。

届くメールの内容も、最初はいろんなものが混ざっているかもしれませんが、どんどん「今読む必要がある」メールの割合が多くなり、日が経つにつれてメールの処理はぐんぐん楽になっていきます。もうメールが埋もれるなんてことはありません。

ちなみに、普段のメール処理は「Sparrow」というMac OS X用メールクライアントを使っています。「アーカイブ」がショートカットでサクサクできて、ラベルに振り分けたメールもすごく確認しやすいのでお気に入りです。

毎朝受信トレイが空っぽの状態で仕事を始めるのはすごくいい気分!懸念事項はすべてとりさった状態で仕事にとりかかりたいですよね!

みなさんも騙されたと思って試してみては?それではー。